Digitale Einsatzplanung für den CAMPUS SURSEE

Die Ausgangslage

Hinter jedem Event am CAMPUS SURSEE stehen Menschen: Sie bauen auf und ab, empfangen Gäste, servieren und kochen. Damit sie wissen, wann sie wo gebraucht werden, braucht es eine Planung, auf die sich alle verlassen können.

Am CAMPUS SURSEE treffen Bildung, Sport und Hotellerie aufeinander. Durchschnittlich 22 Veranstaltungen finden täglich in 67 Räumlichkeiten statt. Damit alles reibungslos funktioniert, müssen zahlreiche Aufgaben und Personaleinsätze koordiniert werden – vom Aufbau über den Empfang und Service bis zum Abbau. Auch Technikpartner und Lieferanten sind eingebunden: Zu einer bestimmten Zeit muss alles bereit sein.

Zwölf der insgesamt 18 Abteilungen sind in die Einsatzplanung eingebunden. Dabei kommen auch zahlreiche Mitarbeitende als Helferinnen und Helfer zum Einsatz. Gesucht war eine zentrale Softwarelösung, die abteilungsübergreifend funktioniert und gleichzeitig die unterschiedlichen Anforderungen der einzelnen Bereiche berücksichtigt.

Die Umsetzung

Bevor die Softwareentwicklung startete, ging es darum, die Abläufe und Anforderungen am CAMPUS SURSEE genau zu verstehen: Wer plant welche Einsätze? Welche Informationen werden benötigt? Und wie lassen sich die unterschiedlichen Bedürfnisse der Abteilungen in einer gemeinsamen Lösung abbilden? xappido-Projektleiterin Loredana erarbeitete gemeinsam mit dem CAMPUS SURSEE die Anforderungen und entwickelte daraus ein passendes Konzept. Anschliessend setzte das Entwicklerteam mit Gabriel, Luis und Robin die Lösung technisch um.

Ein wichtiger Erfolgsfaktor war die enge Zusammenarbeit: Rückmeldungen aus dem Campus flossen laufend in die Entwicklung ein. Mit Loredana stand dem Kunden während des gesamten Projekts eine feste Ansprechperson zur Seite, die sowohl die Anforderungen als auch die Abläufe kannte. So mussten Anforderungen nicht mehrfach erklärt werden.

Die Lösung

• Backoffice: Die zentrale Einsatzplanung ermöglicht es dem Campus-Team, Veranstaltungen, Aufgaben und Personaleinsätze übersichtlich zu verwalten. Änderungen im Backoffice sowie Zu- und Absagen der Helferinnen und Helfer werden automatisch aktualisiert. Die Veranstaltungsliste aus der bestehenden Raumbuchung lässt sich direkt einlesen – so entfällt das manuelle Abtippen.
• Helfendenportal: Über das mobile Helfendenportal sehen Mitarbeitende ihre geplanten Einsätze und können offene Einsätze direkt übernehmen. Ist jemand verhindert, lässt sich ein Einsatz unkompliziert an eine andere Person übertragen.
• Push-Benachrichtigungen: Neue Einsätze werden direkt aufs Smartphone übermittelt. So bleiben die Mitarbeitenden auch auf dem weitläufigen Campusgelände jederzeit informiert.

Das Ergebnis

Weniger manueller Aufwand und eine Einsatzplanung, die jederzeit aktuell ist: Mit der neuen Softwarelösung hat der CAMPUS SURSEE seine Personaleinsatzplanung zentralisiert und vereinfacht. Weil die Daten aus der Raumbuchung direkt übernommen werden, entfällt das Abtippen. Das spart Zeit und reduziert mögliche Fehlerquellen. Während die Verantwortlichen im Backoffice sämtliche Veranstaltungen und Einsätze im Blick behalten, erhalten die Mitarbeitenden über das Helfendenportal genau die Informationen, die sie für ihre Aufgaben benötigen.

«Was sich verändert hat, ist definitiv die Zeitersparnis. Wenn wir das jeden Monat aufrechnen, ist das erheblich. Und es ist up to date, jede Sekunde.»

— Zsolt Gödri, CAMPUS SURSEE

Der CAMPUS SURSEE konnte sich während des Projekts auf seine Anforderungen konzentrieren, während xappido die technische Umsetzung übernahm. Entstanden ist eine individuelle Softwarelösung, die sich an den tatsächlichen Abläufen des Campus orientiert.

Wenn heute am CAMPUS SURSEE der Saal gedeckt, die Bühne aufgebaut und der Empfang besetzt ist, steckt dahinter eine digitale Einsatzplanung, die einfach funktioniert – und genau darum ging es von Anfang an.

«Am Ende geht es für uns nicht einfach darum, Software zu entwickeln, sondern darum, den Arbeitsalltag unserer Kunden ein Stück einfacher zu machen. Wenn aus komplexen Abläufen eine Lösung wird, die einfach funktioniert, haben wir unseren Job gemacht.»

— Loredana, Projektleiterin xappido