Ein Anlass, sechs Hände: warum wir Ortavio bauen

Die Idee zu Ortavio stammt von Aurel aus unserem Team. Er kommt aus der Gastronomie und kennt den Alltag eines Betriebs von innen. Bei uns hat er daraus eine Software gemacht. Welche Probleme Ortavio lösen soll, zeigt am besten ein einzelner Anlass auf seinem Weg durch den Betrieb.

Es beginnt mit einer Mail. Eine Firma sucht für den 19. November einen Raum für einen Innovationsworkshop, 40 Personen, mit Gruppenarbeit am Nachmittag und Verpflegung über den ganzen Tag. Eine alltägliche Anfrage für jedes Hotel und jedes Seminarhaus.

Bis dieser Workshop stattgefunden hat und bezahlt ist, geht er durch viele Hände. Wer genau hinschaut, kommt auf mindestens sechs.

Die erste Hand: der Verkauf

Die Anfrage landet im Postfach. Wer sie bearbeitet, schaut im Raumplan nach, ob am 19. etwas frei ist. Der Raumplan ist vielleicht eine Excel-Tabelle, vielleicht ein Kalender, vielleicht ein Ordner am Empfang. Ein Plenum für 40 Personen ist frei, dazu braucht es drei Gruppenräume für den Nachmittag.

Dann entsteht die Offerte, oft in Word, kopiert aus der letzten ähnlichen. Die Preise für Räume und Tagespauschale stammen aus einer Preisliste, die hoffentlich aktuell ist. Ob sich der Anlass rechnet, weiss in diesem Moment niemand genau.

Die zweite Hand: die Kontrolle

In vielen Betrieben schaut eine zweite Person über die Offerte, bevor sie hinausgeht. Das ist sinnvoll, aber sie bekommt die Offerte als Anhang per Mail. Ob sie die richtige Fassung geprüft hat, merkt man erst, wenn etwas nicht stimmt.

Die dritte Hand: die Raumplanung

Die Kundin sagt zu, per Mail. Jetzt müssen die vier Räume fest reserviert werden. Wurde einer davon inzwischen anderweitig vergeben, weil die Reservation nur im Kopf oder im Postfach stand, fällt das im schlechtesten Fall erst am Morgen des Workshops auf.

Die vierte Hand: die Küche

Die Küche plant mit der Gästezahl, die sie kennt. Steht in der Offerte 40, in der letzten Mail der Kundin aber 45, und hat niemand die Änderung weitergegeben, fehlen am Mittag fünf Essen.

Die fünfte Hand: Technik und Housekeeping

Beamer, Flipcharts, Stuhlreihen oder Gruppentische: Das steht irgendwo im Bankettauftrag. Ob es die aktuelle Fassung ist, hängt davon ab, wer zuletzt daran gearbeitet hat.

Die sechste Hand: die Buchhaltung

Am Schluss soll alles auf die Rechnung: Räume, Verpflegung, der zusätzliche Apéro, der am Telefon dazugekommen ist. Die Buchhaltung setzt die Rechnung aus der Offerte, dem Bankettauftrag und einzelnen Mails zusammen. Was dort nicht steht, wird nicht verrechnet.

Das Muster dahinter

Keine dieser Personen macht etwas falsch. Das Problem liegt in den Übergaben. Jede Hand arbeitet mit ihrer eigenen Kopie des Anlasses, und jede Änderung muss von Hand an alle anderen weitergereicht werden. Je mehr Hände, desto mehr Stellen, an denen etwas verloren gehen kann.

Genau dort setzt Ortavio an. Der Anlass existiert nur einmal, und alle arbeiten mit demselben Stand:

• Anfrage: Wer die Anfrage erfasst, bekommt passende Räume vorgeschlagen, mit Blick auf den Belegungsplan.
• Offerte: Die Kalkulation läuft mit, inklusive Deckungsbeitrag, bevor die Offerte hinausgeht.
• Kontrolle: Die Prüfung durch eine zweite Person ist Teil des Ablaufs. Versendet wird erst, wenn sie die Offerte freigegeben hat.
• Zusage: Mit der Zusage der Kundin werden die Räume fest gebucht und die angenommene Offerte wird zum Anlass, den Küche, Housekeeping und Buchhaltung sehen.
• Gästezahl: Der Anlass führt eine Garantiezahl mit Frist und Toleranz. Wie viele Gäste kommen, steht an einer Stelle und nicht in der letzten Mail.
• Rechnung: Sie entsteht aus dem Anlass selbst, mit QR-Zahlteil, und enthält, was tatsächlich gebucht wurde.

Wie dieser Weg in der Anwendung aussieht, zeigt ein kurzes Video auf der Produktseite von Ortavio. Der Workshop darin ist derselbe wie in diesem Beitrag, Firma und Personen sind erfunden. Einzelne Schritte daraus finden Sie auch in der Bildergalerie unten.

Warum ein Softwarehaus eigene Produkte baut

Unser Kerngeschäft sind Kundenportale und Software, die wir mit und für unsere Kundinnen und Kunden entwickeln. Dabei sehen wir, dass sich manche Aufgaben in vielen Betrieben gleichen. Die Abläufe sind nicht identisch, aber die Probleme sind es: verteilte Daten, Übergaben von Hand, Änderungen, die nicht überall ankommen.

Wo ein Problem in vielen Betrieben gleich aussieht, lohnt es sich, daraus ein Produkt zu machen, das alle nutzen können, statt es jedes Mal neu zu lösen. VisualNumbers, unsere Software für die Budgetierung im Team, ist so ein Produkt. Ortavio ist das zweite. Hier kam das Wissen um die Branche aus dem eigenen Team: Aurel brachte die Erfahrung aus der Gastronomie mit, wir die Plattform und das Handwerk, um daraus eine Software für viele Betriebe zu machen.

Beide stehen auf nova Core, derselben Plattform, auf der wir auch individuelle Lösungen bauen. Anmeldung, Abrechnung und Mandanten sind dort schon gelöst. Wir konzentrieren uns deshalb auf das, was ein Produkt fachlich ausmacht. Und was wir in einem Produkt verbessern, kommt über die Plattform auch den individuellen Lösungen zugute.

Ortavio kennenlernen

Ortavio ist modular aufgebaut und lässt sich als Paket «Hotel pur», «Seminar & Event» oder «Campus komplett» zusammenstellen. Bestehende Daten übernehmen wir für Sie. Wenn Sie sehen möchten, wie der Weg eines Anlasses in Ihrem Betrieb aussehen könnte, können Sie auf ortavio.com eine persönliche Demo anfragen.